Como parametrizar o módulo de Fechamento

Objetivo

Detalhar todos as parametrizações necessárias para a utilização do módulo fechamento do MPS.

Criação do contrato

Para iniciar as parametrizações deve-se primeiramente criar o contrato, opção disponível na aba Empresas > Contratos > Novo contrato.

É necessário possuir permissões de Gerenciar Contratos.

Se você possui vários contratos com as mesmas regras, talvez primeiramente queira criar um modelo padrão para replicar em vários contratos, caso deseje pode ir diretamente ao tópico Template padrão.

No momento da criação do contrato será apresentado uma tela solicitando a determinação das propriedades do contrato, o preenchimento das mesmas é obrigatório:

Empresa: Selecionar a empresa que se deseja criar o contrato;
Apelido: Informar um nome para fácil identificação do contrato, onde é possível inserir caracteres alfanuméricos;
Número do Contrato: Informar o número do contrato, onde é possível inserir caracteres alfanuméricos;
Vigência: Informar a vigência do contrato;

Lembrando que é necessário atentar-se ao primeiro ciclo de fechamento para utilização do módulo de fechamento, por exemplo, se a data de corte é dia 20, pode-se parametrizar informando que a vigência do contrato inicia dia 20/Mês anterior que se deseja realizar a fechamento:

Template padrão: Selecionar um template para utilização do novo contrato;

É possível selecionar o template padrão ou selecionar um já existe em outros contratos criados, o mesmo contempla parametrizações de: serviços e regras de impressão e alertas.

Também é possível parametrizar o template padrão.

Intervalo de fechamento: Informar o intervalo de fechamento deste contrato;
Dia de corte: Dia em que período de fechamento se encerra;
Limite para fechamento: Dias para conclusão do fechamento após a data de corte.

Após passar do limite configurado para realizar o fechamento, será apresentado a informação na cor vermelha, o que indica que a conclusão do fechamento (congelamento) está pendente:

Adicionar impressoras ao Contrato

Após a criação do contrato deve-se adicionar as respectivas impressoras ao contrato, tal opção está presente nas Propriedades do contrato > Impressoras:

No momento de relacionar as impressoras do contrato será apresentado uma tela listando todas as impressoras da empresa, apresentando algumas opções que são:

Impressoras fora do fluxo de contratos: É possível listar também impressoras que não estão cadastradas no fluxo de contratos, o registro de impressoras no fluxo de contratos pode ser automático ou manual;
Incluir no contrato na menor data possível: O sistema configura a data de entrada automaticamente com a menor data possível, baseando-se nos históricos já existentes na impressora. A data de entrada no contrato será a mesma do histórico mais recente da impressora, caso não tenha histórico, será a data inicial do contrato;
Cadastrar no contrato com a data de entrada em: incluí a impressora com a data de entrada informada no campo. Caso seja informada uma data menor que a permitida, a mesma será automaticamente atualizada para a menor data possível;
Incluir no contrato em caráter provisório: inclui a impressora com o tipo de permanência configurado como temporária.

Ainda na aba de impressoras, é possível também realizar algumas ações nas impressoras de contrato, que são:

Definir permanencia: É possível informar se a impressora é permanente ou temporária, para as impressoras configuradas como temporárias, será apresentado o ícone de relógio neste grid;
Definir meta: Permite estipular um valor total de páginas que devem ser contabilizadas, por fechamento, para a impressora. Este valor é utilizado também para gerar os alertas de desvio de meta da impressora;
Definir valor fixo: Permite definir um valor fixo mensal no fechamento para cada impressora do contrato;
Definir proprietário: É possível informar se a impressora é de propriedade do provedor ou cliente;
Remover do contrato: Permite remover a(s) impressora(s) do contrato.

Ao remover a impressora do contrato será apresentado 2 opções que são: Remover mantendo o histórico ou Remover sem manter o histórico, que neste caso também é excluído todo o seu histórico no respectivo contrato.

Criação e Relacionamento de serviços de impressão

Agora que já temos o contrato com suas respectivas impressoras, necessitamos criar os serviços de impressão, mas o que é um serviço de impressão?

O serviço de impressão é o tipo de serviço que se cobra neste respectivo contrato, por exemplo, em um determinado contrato cobra-se por 3 valores distintos por tipos de impressão:

Impressões monocromáticas;
Impressões Coloridas;
Impressões em Duplex.

Então podemos considerar que estes serão os 3 serviços de impressão.

Na aba Serviços de impressão é possível criá-los:

No momento da criação do serviço de impressão, é possível configurar uma meta do serviço para o período de fechamento, este valor também pode ser utilizado para gerar os alertas de desvio de meta do serviço de impressão.

Para cada serviço de impressão é necessário criar as regras, mas o que regras são essas?

São basicamente os contadores que irão compor o serviço de impressão, essa composição pode ser matemática ou não, isso irá depender da forma de faturamento, por exemplo, para o compor o serviço de impressão Impressões monocromáticas de um determinado contrato utiliza-se a soma dos contadores: impressão/Mono + Copia/Mono, a soma destes contadores serão uma das possíveis regras de cálculo deste serviço.

Para criar as regras, basta selecionar o respectivo serviço de impressão e será Habilitado o botão de Acionar no grid Regras de Cálculo:

Sabemos que além das características de cada fabricante também pode haver características distintas entre os modelos do mesmo fabricante, dentre elas estão os contadores, que podem ter nomenclaturas distintas conforme as famílias/modelos de equipamentos, para isso no momento da criação das regras é possível filtrar os modelos/fabricantes para verificar corretamente o(s) nome(s) contadores:

É de extrema importância realizar a criação das regras com o nome correto do contador, exatamente como o equipamento informa, pois caso contrário pode-se apresentar falhas no momento do fechamento e apresentando, sendo necessário editar as respectivas regras.

Se necessário aplicar filtrar por um modelo específico, aplique-o e será apresentado somente os contadores do modelo, após isso já é possível montar as regras desejáveis:

Selecionar o contador desejável para montar a regra, lembrando que os contadores serão apresentados conforme o filtro aplicado, caso não tenha sido aplicado nenhum, será apresentado todos os já reconhecidos pelo sistema;
Selecionar o tipo de contador desejável para montar a regra;
adicionar os itens de contador e tipo para montar a regra;
Selecionar os operadores que podem ser utilizados no momento da criação da regra;
Adicionar os operadores para a regra;
Visualização prévia das informações correspondentes as regras, que serão criadas;

É possível selecionar a opção Definir esta regra como padrão, ao selecionar essa opção, automaticamente todas as impressoras de contrato que não estejam relacionadas a uma regra, serão automaticamente relacionadas a esta regra:

Após ser criado o serviço de impressão e a(s) regra(s) de cálculo do mesmo, é necessário dizer quais impressoras ou modelos que serão relacionadas a esta regra, para isto basta selecionar a regra de cálculo, após isso será habilitado o botão adicionar na aba de impressoras e modelos:

Antes de concluir este tópico, vamos recapitular os relacionamentos que vimos aqui:

Parametrização de alertas

Com o objetivo de apoiar na análise de possíveis problemas durante fechamento, este módulo conta com vários alertas, que apoiaram o operador a realizar análise, e os mesmos podem ser editados, habilitados ou desabilitados para adequar-se à necessidade do cliente.

Para realizar as edições nos alertas do contrato, basta ir nas propriedades do contrato, na aba de alertas:

Para obter os detalhes e descrição de cada alerta disponível no sistema, clique aqui.

Template padrão

Para facilitar as parametrizações de vários contratos, é possível criar um template padrão, com determinadas configurações pré-estabelecidas, que são:

Serviços
Regras de impressão
Alertas.

O template padrão está disponível na aba de Empresas > Contratos:

Ao selecionar o mesmo para editar, será apresentado a seguinte tela:

Como podemos observar neste template é possível parametrizar Serviços de Impressão, Regras de Cálculo e Alertas.

Permissões

Para conseguir realizar as parametrizações detalhadas neste documento, é necessário ter permissões de gerenciar contratos:

Como podemos observar as permissões de contratos pode ser definido as seguintes opções:

Gerenciar contratos: Permissão Maior, sem ela não é possível habilitar as demais (detalhadas abaixo):
Atribuir impressoras no fluxo de contratos: Possibilita habilitar ou restringir o usuário a adicionar/remover impressoras do fluxo de contratos;

Fluxo de contratos: Para o MPS contrato e fluxo de contrato são conceitos distintos, então, ao considerar uma impressora do fluxo de contratos não necessariamente ela está atribuída a um contrato, a opção de fluxo de contrato é utilizada para vincular a regras do fluxo de reposição.

Atribuir impressoras em contrato: Possibilita permitir ou restringir o usuário a Adicionar/Remover Impressoras ao Contrato;
Ações de impressora: Possibilita permitir ou restringir o usuário a alterar informações das impressoras.

A permissão é aplicada para todas as informações editáveis do sistema, tais como: nome da impressora, responsável, modo de operação, entre outros.

Lembrando que estas permissões (detalhadas acimas) estão diretamente relacionadas as permissões de Monitoração de empresa, ou seja, as regras de permissão de empresa irão permitir ou restringir a visualização das impressoras na(s) determinada(s) empresa(s) e/ou sites:

Para alterações nas permissões do sistema, contate o administrador do MPS em sua empresa.

Perguntas frequentes

Posso ter mais de 1 contrato criado para uma empresa?

Sim, o modulo de fechamento permite você criar vários contratos para uma única empresa.

Posso ter a mesma impressora em 2 contratos distintos?

Não, a relação de impressora e contrato é 1:1, ou seja, impressora somente pode pertencer a 1 contrato.

Posso ter a mesma impressora em mais de 1 Serviços de impressão?

Sim, não há limites há quantos serviços de impressão que a impressora pertencente, inclusive é muito comum a impressoras coloridas pertencerem a 2 serviços de impressão (mono e color).

Posso ter a mesma impressora em mais de 1 Regra de Cálculo?

Sim, porém somente se as regras pertencerem a diferentes serviços de impressão, caso o serviço de impressão tenha mais regra criada, dentro deste serviço a impressora não poderá ser atribuída a mais de uma regra.

Qual é a diferencia entre impressora de fluxo de contratos e impressora de contrato?

Fluxo de contrato é uma das possíveis regras utilizada para controle de impressoras que se desejam controlar suprimento e contadores dentro da operação no MPS, então uma impressora pode estar no fluxo de contratos, porém não necessariamente ela será uma impressora de contrato.
Impressora de contrato: Ao adicionar uma impressora de contrato, automaticamente ela é adicionar ao fluxo de contrato, não há como adicionar somente ao contrato, sem adiciona-la ao fluxo de contato.

Se eu adicionar uma impressora no fluxo de contrato, ela será adicionada ao contrato?

Caso a empresa tenha somente um contrato ativo, a mesma já será incluída neste contrato automaticamente.

Se eu remover uma impressora no fluxo de contrato, ela ainda continuará atribuída ao contrato?

Não, no momento que você remove-la, automaticamente a mesma será removida do contrato.